Metsästysseuran vuosikokouskutsu

Yhdistyksen kokoukselle on asetettu tietolaatikossa mainitut vähimmäisvaatimukset. Näitä noudattamalla selviää pitkälle.

Mikäli metsästysseuran säännöt ovat vastikään muuttuneet tai on tullut uusia toimihenkilöitä uusine tapoineen, on hyvä tarkistaa voimassaolevista säännöistä vuosikokouksen toimittamistapaa koskevat säännökset.

Jos talvikokouksessa on tarvetta tai aikomusta päättää merkittävistä yhdistystä koskevista asioista, kuten vaikkapa sääntömuutoksesta, on kutsun laatijan muistettava laittaa tästä maininta kutsuun. Hyvä tapa on käydä yhdistyslain sekä seuran sääntöjen kutsua koskevat kohdat läpi vielä ennen kutsun toimittamista.

Tyypillisimmät virheet

Monessa metsästysseurassa on vuosien aikana tehty virheellisiä vuosikokouskutsuja ja päätöksiä. Jäsenet ja vastuulliset ovat voineet olla onnellisen tietämättömiä ja itse asiassa vahinkoakaan ei välttämättä ole syntynyt. Menettelyt vain ovat olleet vääriä ja mikäli niitä olisi asianmukaisesti moitittu, olisivat ne voineet kaatua. 

On melko yleistä, että vuosikokouskutsu toimitetaan liian myöhään. Kyseessä on kuitenkin keskeinen muotoseikka ja jäsenistöllä on oltava säännöissä määrätty aika valmistautua osallistumiseen. Liian myöhään toimitettu kutsu voi johtaa kokouksen uudelleenjärjestämisvaatimukseen.

Etenkin poikkeavissa tilanteissa, jolloin kokous päättää asioista, joita esityslistalla ei aiemmin ole ollut, on oltava tarkkana. Lähtökohtana voidaan pitää sitä, että on parempi kertoa enemmän kuin jättää kertomatta. Tavoitteena on, että jäsenet saavat tiedon poikkeavasta toimintaan tai heidän oikeuksiinsa vaikuttavasta päätöksenteosta sääntöjen määräämässä ajassa etukäteen. Tällöin he voivat aidosti harkita, osallistuvatko he myös itse päätöksentekoon.

Osa virheistä korjautuu itsestään

Talvikokouksen koollekutsumisen muotoseikka- ja sisältövirheet ovat usein itsestään korjaantuvia. Mikäli kukaan ei moiti virhettä, ei siihen enää voida tehokkaasti myöhemmin palata.

Tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että virheisiin voi suhtautua välinpitämättömästi.  Paras vaihtoehto onkin käydä menettelyt huolellisesti läpi ja varmistua oman seuran talvikokouksen koollekutsumisen oikeasta sisällöstä etukäteen.

Kriisi käsillä

Erityisesti silloin, kun kokous käsittelee jäsenten oikeuksiin tai vaikkapa taloudellisiin väärinkäytöksiin liittyviä asioita, tulee käyttää hetki kokouksen valmistelussa.

Esimerkiksi jäsenen erottamista koskevassa päätöksenteossa on kysymys jäsenen perusoikeuksista. Vaikka erottamisperusteet olisivat olemassa, voi jäsen kokea oikeuksiensa tulleen loukatuksi ja riitauttaa asian. Tällöin on erityisen tärkeää, että kokouksen menettelyt ovat kaikilta osin pesunkestäviä.

Kuvitellun tai todellisen oikeudenloukkauksen kohteena oleva jäsen pyrkii todennäköisesti kaikin keinoin löytämään virheen ja saamaan erottamispäätöksen kumottua sekä jäsenyytensä palautettua.

Metsästysseuralle voi koitua myös lasku maksettavaksi, mikäli se häviää oikeudenkäynnin. Erityisesti poikkeustilanteissa on siis syytä varmistaa kaikki päätöksentekoon liittyvät menettelyt etukäteen ja huolehtia siitä, että ne ovat Yhdistyslain sekä yhdistyksen sääntöjen mukaiset.