Kallelsen till jaktföreningens årsmöte

I faktarutan har jag ställt upp minimikraven för föreningsmötet. Genom att följa dem klarar man det mesta.

Om det nyligen har införts ändringar i jaktföreningens stadgar eller om det har kommit nya funktionärer med nya sätt att jobba på så är det förnuftigt att se efter vad föreningens stadgar har att säga om årsmötet. 

Om det på vintermötet finns ett behov eller en avsikt att fatta beslut om tyngre frågor som berör föreningen, som exempelvis en ändring i stadgarna, så ska den som skriver kallelsen komma ihåg att nämna detta. Det är en god vana att gå igenom de punkter i föreningslagen och föreningens stadgar som gäller möteskallelsen innan den skickas ut.

De vanligaste felen

Det är inte ovanligt att man i jaktföreningar har skrivit bristfälliga kallelser till årsmötet och fattat felaktiga beslut under årens lopp. Medlemmarna och de ansvariga är lyckligt okunniga och i själva verket är kanske ingen skada skedd. Procedurerna har ”bara” varit oriktiga och om de hade blivit formellt klandrade så hade de kunnat bli upphävda. 

Kallelsen till årsmötet blir kanske utskickad för sent, vilket dessutom är rätt vanligt. Det är dock fråga om en viktig formsak eftersom medlemmarna ska ha en i stadgarna fastställd tid på sig att förbereda sig för mötet. En kallelse som skickas ut för sent kan leda till krav på att ordna mötet på nytt.

I synnerhet vid avvikande situationer när mötet ska fatta beslut om ärenden som inte tidigare har förekommit på föredragningslistan gäller det att vara uppmärksam. Som utgångspunkt kan anses att det är bättre att berätta mera än att inte berätta alls. Det är meningen att medlemmarna ska bli informerade på förhand och inom den i stadgarna fastställda tiden om ett avvikande beslut som berör verksamheten eller deras rättigheter. Då hinner de tänka igenom huruvida de också kommer att delta i själva beslutsfattandet.

Somliga fel rättar sig själva

Formfelen och innehållsfelen i kallelsen till vintermötet är ofta sådana att de rättar till sig själva. Om ingen påpekar felet går det i praktiken inte att senare återkomma till det. 

Det här betyder ändå inte att man kan förhålla sig likgiltigt till fel. Det bästa alternativet är att noggrannt gå igenom procedurerna och på förhand försäkra sig om att kallelsen till föreningens vintermöte är korrekt.

När en kris är för handen 

I synnerhet när mötet ska behandla frågor som berör medlemmarnas rättigheter eller exempelvis ekonomiskt missbruk så gäller det att förbereda sig för mötet i lugn och ro.

När beslut ska fattas om exempelvis uteslutning av en medlem handlar det om medlemmens grundläggande rättigheter och även om det vore befogat att utesluta medlemmen så kan denna uppleva att hans rättigheter blir kränkta och bestrida uteslutningen. Nu är det avgörande viktigt att mötets behandling av frågan är vattentät till alla delar.

En medlem som upplever att hans rättigheter har blivit kränkta – oavsett om kränkningen är inbillad eller reell – försöker sannolikt på alla sätt hitta ett fel för att upphäva beslutet om uteslutning och återfå sitt medlemskap. Det kan också gå så långt att jaktföreningen förlorar vid en rättegång och får en faktura att betala. I synnerhet vid exceptionella fall är det bäst att på förhand förvissa sig om att samtliga procedurer i anslutning till beslutsfattandet är korrekta och i enlighet med Föreningslagen och föreningens stadgar.